Jira là gì? Giải mã phần mềm đa năng Jira Software

Jira là gì? Sử dụng Jira, phần mềm quản lý công việc đa năng từ Atlassian như thế nào? Bỏ túi thông tin hữu ích về Jira Software nhé.

Như mọi người biết để có thể xây dựng một phần mềm có thể vừa đáp ứng được nhu cầu sử dụng, vừa đáp ứng được chất lượng hiệu suất thì đòi hỏi người cấp trên cần phải quản lý công việc và kết hợp được những con người giỏi ấy lại với nhau cùng hướng về một mục tiêu chung

Trên thế giới có nhiều công cụ hỗ trợ chúng ta quản lý việc đó tốt hơn. Trong đó không thể không nhắc đến phần mềm Jira, hãy cùng 200Lab khám phá Jira Software là gì nhé!

Xem Các Khoá Học Trên 200Lab

1. Jira là gì? Tìm hiểu Jira Software

Jira là một công cụ mã nguồn mở có sẵn cho mọi người có thể tải xuống và nằm trong package của Jira. Jira Software bao gồm phần mềm cơ bản, trong đó có các tính năng quản lý dự án theo phương pháp Agile

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đáng tin cậy để quản lý dự án và công việc thì Jira Software là cái tên bạn không thể bỏ lỡ. Được phát triển bởi Atlassian, một trong những công ty hàng đầu về phát triển phần mềm quản lý, Jira Software đã trở thành biểu tượng cho sự hiệu quả và tối ưu trong việc quản lý dự án. Nhưng Jira Software không chỉ dừng lại ở việc quản lý dự án, mà còn mở rộng tới việc tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện khả năng hợp tác trong nhóm

jira-la-gi — Bảng ví dụ về trạng thái công việc - Nguồn Pixabay

Ngoài việc sử dụng công cụ quản lý như Jira Software, sự hiểu biết và sử dụng kỹ năng mềm cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc giao tiếp và quản lý dự án một cách hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp xây dựng mối quan hệ tốt với các thành viên trong nhóm, làm cho việc trao đổi thông tin, ý kiến và phản hồi trở nên suôn sẻ

2. Các thuật ngữ cơ bản trong Jira Software

Trước khi chúng ta đi vào các thao tác cơ bản của Jira, 200Lab muốn đề cập đến một chút về phương pháp quản lý việc phát triển mềm

Tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm và các bên liên quan đến sản phẩm, đội ngũ quản lý thường kết hợp các phương lại cùng với nhau để đạt được kết quả tốt nhất. Trong đó đặc biệt nhất là phương pháp Scrum, là phương pháp thực hành hiệu quả khi đi cùng với công cụ Jira

2.1. Scrum

Scrum là một framework quản lý dự án theo phương pháp Agile, giúp các nhóm cấu trúc và quản lý công việc thông qua tập hợp các giá trị, nguyên tắc và thực tiễn. Scrum được thiết kế để thúc đẩy sự cộng tác giữa các thành viên trong nhóm với nhau để tìm ra cách tốt nhất nhằm hoàn thiện sản phẩm

2.2. Sprints

Là đơn vị theo thời gian, thường kéo dài từ 1-4 tuần. Trong thời gian này, mọi công việc cần được lên kế hoạch và tập trung vào việc phát triển một phần của sản phẩm có giá trị nhất định

phan-mem-jira — Ảnh mô tả sự lặp lại của Sprints - Nguồn: Atlassian

2.3. Product Backlog

Là một danh sách các công việc được ưu tiên cho nhóm phát triển, được tạo ra từ lộ trình và yêu cầu của sản phẩm

Bugs: những task cần phải sửa lỗi
User Stories: là những task phát triển thêm tính năng

2.4. Sprint Planning

jira-software — Ảnh mô tả vòng đời Sprints - Nguồn: Atlassian

Mục đích của sự kiện này là lập kế hoạch những việc cần làm trong sprint tới và cách thức thực hiện công việc đó

2.5. Sprint Review

Buổi này là nơi thể hiện sự nỗ lực của từng thành viên trong nhóm và những việc đã làm được trong sprint vừa qua. Đây là thời gian để đặt câu hỏi, thử nghiệm tính năng mới và đưa ra phản hồi

2.6. Sprint Retrospective

Buổi này thường diễn ra sau Sprint Review, là cơ hội để đội phát triển tự nhìn lại chính mình và cho ra được những cải tiến

2.7. Daily Scrum

Là cuộc họp diễn ra hằng ngày kéo dài trong 15 phút của các thành viên để thảo luận về tiến độ và nêu lên những trở ngại nếu có

2.8. Cơ cấu nhân sự trong Scrum

Product Owner: Là người đại diện của khách hàng hoặc người sở hữu sản phẩm trong mô hình Agile và Scrum. Product Owner có trách nhiệm định nghĩa yêu cầu và ưu tiên các công việc trong Product Backlog để đảm bảo rằng nhóm phát triển tạo ra giá trị cao nhất cho sản phẩm
Nhóm phát triển: Là nhóm thực hiện công việc phát triển sản phẩm. Nhóm này có thể bao gồm các lập trình viên, nhà thiết kế giao diện, kiểm thử và các chuyên gia khác liên quan đến việc xây dựng và phát triển sản phẩm
Scrum Master: Người chịu trách nhiệm hỗ trợ và đảm bảo quy trình Scrum được triển khai đúng cách. Scrum Master giúp loại bỏ các rào cản và tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm làm việc, cũng như thúc đẩy sự cải tiến liên tục trong quá trình làm việc
Nhóm Scrum: Tập hợp các cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện các công việc và nhiệm vụ trong mô hình Scrum. Nhóm Scrum thường bao gồm Product Owner, Scrum Master và Nhóm phát triển. Các thành viên trong Nhóm Scrum là những người có sự đóng góp quan trọng vào quá trình phát triển sản phẩm và thường làm việc trong các Sprint để hoàn thành các công việc

3. Phần mềm Jira: Ưu & nhược điểm

3.1. Ưu điểm của Jira

Tùy chỉnh mạnh mẽ: Jira Software cho phép người dùng tùy chỉnh quy trình làm việc, bảng điều khiển và báo cáo theo nhu cầu cụ thể của dự án. Điều này giúp tối ưu hóa quản lý và theo dõi công việc
Khả năng kết hợp: Jira tích hợp tốt với nhiều công cụ khác nhau như Confluence, Bitbucket, và các ứng dụng khác của Atlassian. Điều này tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và tối ưu hóa quy trình làm việc
Hỗ trợ Agile mạnh mẽ: Jira Software được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ các phương pháp Agile như Scrum và Kanban, giúp quản lý và theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả
Giao diện thân thiện: Giao diện đơn giản và trực quan của Jira giúp người dùng dễ dàng thích nghi và sử dụng công cụ này mà không cần nhiều đào tạo. Đó là lý do mà 200Lab tạo bài viết này để có thể giúp mọi người thao tác dễ dàng với phần mềm Jira

3.2. Nhược điểm của Jira

Lưu ý rằng những ưu nhược điểm này có thể thay đổi theo từng tình huống cụ thể và cách sử dụng Jira Software trong dự án của mình

Phức tạp với dự án nhỏ: Đối với các dự án nhỏ và đơn giản, Jira Software có thể bị quá phức tạp và không cần thiết. Điều này có thể tạo ra một sự ràng buộc không cần thiết cho nhóm
Tùy chỉnh quá mức: Mặc dù tùy chỉnh là một điểm mạnh, nhưng việc tùy chỉnh quá nhiều có thể dẫn đến sự phức tạp và làm mất thời gian
Chi phí cao: Jira Software có giá khá cao đối với các doanh nghiệp nhỏ và dự án nhỏ. Điều này có thể làm cho nó trở nên không phù hợp về mặt tài chính

4. Sử dụng Jira trong quản lý dự án

Nếu bạn đang là người chưa tự tin để áp dụng Jira Software để quản lý dự án. Vậy cùng 200Lab tìm hiểu cách dùng được chia sẽ phía bên dưới nhé!

4.1. Đăng nhập vào Jira Software

Chúng ta sẽ vào đường dẫn trên và đăng nhập thông qua các hình thức Google, Microsoft, Apple, Slack, ... hoặc có thể tạo tài khoản như cách truyền thống thông thường

4.2. Tạo dự án dựa theo template Scrum

Ở bước này, chúng ta sẽ chọn Scrum -> Team-managed. Lý do vì Scrum là phương pháp thực hành hiệu quả khi đi cùng với công cụ Jira và Team-managed là ví dụ đơn giản để mọi người có thể từng bước tiếp cận với Jira Software

Sau khi hoàn thành đăng ký và chọn template chúng ta sẽ có một board như hình phía dưới

4.3. Tạo mới Issue trong Jira

Issue là đơn vị công việc gồm Epic, Bug, Task, Story trong Jira Software cùng với đó là hoạt động trong quy trình nhất định từ khi khởi tạo tới lúc hoàn thành

Chúng ta đã biết về khái niệm Story, Bug ở phía trên bài viết. Ở đây, Epic trong Jira là một khái niệm quan trọng, đó là một tập hợp các User Story có liên quan tạo nên một mục tiêu lớn hơn

Bằng cách tách những dự án phức tạp thành các Epic, việc quản lý và theo dõi trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Epic Jira giúp bạn có cái nhìn tổng quan và bao quát sâu sắc về tiến độ của dự án, từ đó tối ưu hóa kế hoạch và phân công công việc một cách hiệu quả

Lưu ý: Khi tạo ta phải link issue đấy vào một Sprint (khái niệm đã giải thích phía trên bài viết). Nếu chưa có Sprint, thì định nghĩa khoảng thời gian trong Sprint trong dự án của chúng ta. Ở đây 200Lab định nghĩa Sprint là hai tuần như lý thuyết phổ biến

Sau khi hoàn thành tạo Sprint, chúng ta sẽ thấy những issue vừa tạo trong Sprint. Tiếp theo nhấn Start Sprint

Kết quả của chúng ta đạt được như sau:

4.4 Chọn bộ lọc theo mong muốn trên Jira

Đôi khi trong một dự án, chúng ta sẽ quản lý nhiều thành viên và ta muốn xem cụ thể một tiêu chí gì đó thì đây là những bước thực hiện

Vào Filters -> View all issues và chọn theo nhu cầu bộ lọc

Điểm	Mô tả
1	Dự án mà chúng ta muốn theo dõi
2	Loại issue mà ta chọn lọc
3	Trạng thái của issue
4	Người làm task

5. Các công cụ tích hợp với Jira Software

Điểm mạnh của Jira Software là được xây dựng bởi Atlassian nên có thể tích hợp một số công cụ trong hệ sinh thái Atlassian để quản lý công việc hiểu quả hơn

5.1. Confluence

Bằng cách tích hợp Jira với Confluence, các nhóm có thể thiết lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các yêu cầu và nhiệm vụ phát triển. Confluence cung cấp một nền tảng tập trung để các bên liên quan xem xét và đưa ra phản hồi về các yêu cầu, tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận và giảm tình trạng hiểu lầm. Jira cho phép các nhà phát triển hiểu chi tiết các yêu cầu, đặt câu hỏi làm rõ và cập nhật trạng thái của các tác vụ

jira software tutorials — Ảnh thể hiện sự liên kết giữa Jira và Confluence - Nguồn: Mraddon

Ngoài ra, mọi cập nhật được thực hiện trong Confluence sẽ tự động được phản ánh trong Jira được liên kết, duy trì sự đồng bộ hóa giữa hai công cụ

5.2. Bitbucket

Việc kết hợp Jira và Bitbucket cho phép chúng ta liên kết các công việc (issues) trong Jira Software với các mã nguồn tương ứng trong Bitbucket. Điều này giúp ta dễ dàng theo dõi quá trình phát triển của mỗi công việc và hiểu rõ hơn về những thay đổi nào đang diễn ra

Ngoài ra, còn giúp đảm bảo rằng các công việc và thay đổi mã nguồn liên quan đều được quản lý một cách liền mạch, tạo sự hiệu quả và tương tác tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm

6. Kết luận về Jira, phần mềm quản lý công việc đa năng từ Atlassian

Từ việc tạo mới các công việc đến việc quản lý Epic và theo dõi tiến độ, Jira Software là một giải pháp toàn diện cho quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Với giao diện thân thiện và khả năng thích nghi, Jira Software giúp người dùng mọi trình độ dễ dàng tiếp cận và tận dụng tối đa công cụ quản lý mạnh mẽ này

Tóm lại, Jira Software không chỉ là công cụ, mà là người bạn đồng hành đáng tin cậy, mang lại sự linh hoạt, hiệu quả và sự tương tác tốt nhất trong quá trình quản lý dự án và phát triển sản phẩm

Tài liệu tham khảo:

Giờ thì bạn đã hiểu sơ lược về Jira là gì, cũng như cách tạo công việc và theo dõi dashboard trong Jira Software! Hãy đọc thêm nhiều bài viết hay ho của 200Lab nhé!

Bạn có yêu thích Jira Software hay không?